Использование баз данных для учета документооборота на предприятиях
Создание баз данных для учета документооборота в организациях позволяет частично автоматизировать процесс контроля стадий прохождения документа, а также уменьшает риски потерь важных бумаг.
Базы данных в деле учета документооборота призваны облегчить работу ответственного за корреспонденцию, уменьшить количество бумажных носителей и папок, а также соединить в единой системе всю информацию об исходящей и входящей документации.
Создание баз данных позволит не только освободить рабочее пространство, но и оптимизировать процесс поиска нужных бумаг и увеличить гарантии, что важный документ не затеряется.
Плюсы применения баз данных для учета документооборота
Лицо, отвечающее за регистрацию входящей и исходящей почты, сможет регистрировать документацию не в бумажном журнале, а на электронном носителе информации. Настольный журнал может потеряться, или испачкаться. А информация, записанная в нем, не будет доступна. С этой точки зрения, хранение данных будет надежнее в форме электронной таблицы.
В базу данных можно внести следующие сведения по служебным запискам и прочим бумагам:
- присвоенный номер документа
- дату получения/отправки
- ФИО составителя
- краткое содержание
- резолюцию и прочее
Для поиска информации по той или иной документации в базе данных не потребуется много времени. Нужный документ легко отыщется по регистрационному номеру, исполнителю или содержанию. Для этого можно воспользоваться фильтрами таблицы.
В таблицах можно отмечать стадию, на которой находится документ:
- на подписании директором
- на рассмотрении адресата
- в архиве и т.п.
Своевременно заполняемые базы данных позволят узнать, на чьей стадии «застрял» документ и поторопить подписанта.
Дополнительно в базу данных можно добавить ФИО и номера телефонов людей, которые тем или иным образом относятся к документации, для быстрой связи с ними.
Электронные таблицы позволяют делать отчеты с выводом их на печать:
- о количестве отправленных/полученных накладных
- перечень заявлений от персонала
- заявок на приобретение чего-либо
- а также служебных записок по присвоенным им категориям и многое другое.