В чем заключается суть понятия автоматизация электронного документооборота или просто, электронный документооборот
Суть понятия автоматизация электронного документооборота
Представим, что у вас есть компания и вы занимаетесь производством какого-либо товара или реализации каких-либо услуг. Вы можете оформлять ваши сделки и договора вручную, заполнять документы, выписывать накладные, акты выполненных работ. Но логичнее и быстрее это было бы делать на автоматизированном уровне.
Что это значит: заранее, у вас есть некая система, которая имеет стандарты образцы, шаблоны документов, которые требуют заполнения только динамических данных. То есть, когда к вам обращается клиент, он сообщает общую информацию о себе, о своем заказе, вы эти данные подставляете в систему электронного автоматизированного документооборота и оформляете соответствующие сделки.
Такие системы называются системами управления предприятием, либо ресурсами предприятием, либо системами управления персоналом (как ресурсами предприятия)
Какие функции могут выполнять такие системы документаоборота
Конечно же, это учет и контроль документов в организации, передача их от одного сотрудника к другому, как правило, без участия реального носителя.
Как это выглядит на практике:
- Сотрудник создаёт документ
- при необходимости, осуществляет его цифровую подпись
- На каждого сотрудника, либо на каждый отдел выдается ключ с установленным уникальным сертификатом, который он использует при подписи данного документа
- далее документ передается по назначению, средствами самой системы управления документа оборота, либо с помощью, например, электронной почты
Таким образом, сотрудники передают друг другу документы.
Системы автоматизированного электронного документооборота для кправления данными физических лиц
Так же, системы автоматизированного электронного документооборота могут иметь задачи контроля досье граждан, либо базы данных каких-либо сотрудников, каких-либо организаций, клиентов.
Системы контроля проектной и научно-технической документации
Следующий пример автоматизированных систем учета документов является контроль проектной и научно-технической документации, то есть в вашей системе будет храниться архив по разработке и контролю технической документации каких-либо объектов. Сотрудники формируют общую картину объекта, и система автоматически генерирует конечный результат в виде возможно, технического паспорта, мануала или инструкции использования.
Автоматизированные системы управления информационными материалами и статьями
Тут могут храниться архивы статей каких-либо газет, либо каких-либо информационных изданий, которые, в будущем, потребуется воссоздать для каких-либо целей.
Автоматизация архивации законодательных и нормативных актов
Так же системы электронного документооборота могут выполнять функции архивации законодательных и нормативных актов государства. Контроль документооборота так же требуется в организациях банковского типа. На пример библиотека. Здесь требуется вести учет карточек клиента, Информационных объектов: книг журналов, изданий, которые являются объектами пользования посетителями этой библиотеки.
Электронная автоматизация хранения файлов
Так же системы документооборота могут выполнять задачи контроля файлов, которые хранятся на жестком диске сервера организации. Чтоб каждый раз не использовать поиск на жестком диске и контролировать грамотное управление этими файлами, возможно какими-либо графическими объектами, медиа файлами. Требуется система по предоставлению доступа к этим данным.
Хочется отметить важный момент, системы электронного документооборота позволяют устранить
- дублирование файлов (что очень влияет на скорость работы и скорость взаимодействия с пользователем, который хочет использовать этот файл)
- «захламленность» носителя информации, на котором находятся эти файлы
Процесс переноса документов с материальных носителей на электронные
Системы управления электронным документооборотом очень сильно изменяют процесс взаимодействия с документами, если ранее в крупных архивах использовались бумажные носители, то в современном мире при использовании электронных систем документооборота, скорость работы и реализации каких-либо задач. Значительно ускоряется, для таких
Именно для таких целей и существует процесс переноса документов с материальных носителей в электронный формат (электронный архив). Это происходит путем сканирования с помощью соответствующих программных средств (на пример Abbyy FineReader) либо фото фиксации и дальнейшего сохранения в определенный формат.
Следует заметить, что отличие реальных систем хранения данных в корне отличаются. Электронные системы управления документооборотом могут иметь огромный функционал, созданный на основе задач заказчика либо лица, которое использует эту систему. Многие возможности современных языков программирования могут учувствовать в функционале таких систем документооборота.
Систематизация электронного документооборота позволяет обеспечить большой спектр возможностей, которые очень сильно влияют и изменяют процесс деятельности любой организации.
Система разграничения доступа к электронным документам
Система разграничения доступа к электронным документам, так же сокращает определенный перечень затрат, как пример, затраты на сотрудника по контролю доступа к документации.
Если в системе предусмотрен контроль пользователей, то с легкостью можно определить права доступа как руководителю, так и сотруднику, менеджеру, либо специалисту колл-центра.
Аархивация данных в системах электронного документооборота
Еще одним важнейшим моментом систем электронного документооборота является архивация данных. Вы можете настроить сохранение данных ежеминутно, каждый час, день, неделю или месяц.
Системы электронного документооборота имеют множество плюсов и положительных моментов, в отличии от реальных систем архивации. Здесь можно применить все идеи и возможности, которые может придумать, пользователь!