Автоматизация документооборота предполагает соблюдение другого важного принципа — принципа единой информационной базы. В этих условиях можно легко представить содержание рассматриваемого принципа, который требует для решения всех задач управления одноразового ввода, хранения и накопления информации в основных массивах.
Несмотря на кажущуюся простоту требований, выдвигаемых этим принципом (сосредоточение всей информации в основных массивах), использование его дает возможность избежать излишнего увеличения числа первичных документов переполнения информационных массивов, разной информации, записанной в различных массивах. Легко себе представить, что в обычных условиях, когда массивы создаются для решения каждой конкретной задачи, избежать указанных негативных факторов вычислительного процесса практически невозможно. Совокупность основных массивов представляет цельную основу (модель) информационного обеспечения процесса управления и одновременно служит источником формирования рабочих массивов, необходимых для решения отдельно взятой задачи.
Высокая значимость основных массивов, являющихся к тому же эталоном всех остальных массивов, предъявляет повышенные требования к достоверности содержащейся в них информации. В динамических системах, с которыми мы имеем дело, она подвержена значительным изменениям, приводя таким образом к необходимости образования специальных массивов изменений, на основе которых и корректируются основные массивы. Хранение и использование основных массивов осуществляется в АСУ с помощью системного программного обеспечения, позволяющего одновременно решать множество задач и производить различные преобразования основных массивов.
Другим важным принципом является принцип комплексности задач и рабочих программ. Как уже говорилось, большинство задач управления, независимо от уровня иерархии системы, взаимосвязано между собой. Результаты решения одной задачи служат исходной информацией для решения других последующих задач или, наоборот, являются причиной корректировки предыдущих. Следовательно, решение любой проблемы управления должно производиться комплексно и не может быть сведено к простой сумме составляющих ее задач.